PREMESSA

La situazione economica del comune di Manciano e l’aumento della Tarsu (+22,5%) a causa della chiusura temporanea della discarica, ha comportato la necessità di rivedere ed ottimizzare i modelli di gestione di alcuni servizi, fra cui quello dell’ufficio turistico e dei poli museali.

La necessità di ottimizzare i modelli di gestione dei servizi pubblici sarà indispensabile anche nel prossimo futuro in quanto i trasferimenti statali sono e saranno sempre meno, quindi una amministrazione valida dovrà avere la capacità si mettere in piedi modelli moderni ed efficienti, dimostrando capacità gestionale e conoscenza delle nuove tecnologie.

Tutto il progetto di gestione dei musei e dell’ufficio turistico va in questa direzione.

RELAZIONE SU APPALTO GESTIONE DI MUSEI ED UFFICIO TURISTICO 2011

Il precedente appalto prevedeva la gestione congiunta, in capo ad un unico soggetto, sia dei Musei di Manciano e Saturnia, che dell’Ufficio Turistico di Manciano, per un costo annuo I.V.A. inclusa di € 41.760,00. L’affidamento congiunto fu giustificato dalla necessità di attendere gli esiti dello studio di fattibilità della gestione associata delle strutture ed aree archeologiche da parte della Comunità Montana, progetto che non si è concretizzato.

Il servizio svolto, affidato alla Cooperativa “Zoe” di Farnese, è risultato insoddisfacente per entrambe le tipologie di servizio. L’appaltatore ha evidenziato scarsa conoscenza del settore turistico, ed in particolare delle iniziative promozionali in tale settore. I risultati positivi che comunque sono stati raggiunti si devono alle operatrici dell’Ufficio, la cui esperienza nel settore e la grande disponibilità a collaborare con l’Amministrazione hanno consentito a quest’ultima di potere comunque contare sull’Ufficio per le proprie necessità.

Anche per quanto riguarda la gestione dei Musei l’appaltatore è risultato carente dal punto di vista della promozione e della didattica, limitandosi ad una gestione poco più che ordinaria delle strutture. Anche in questo caso, le ulteriori attività sono state rese possibili dalle operatrici impiegate nelle strutture.

A fronte del corrispettivo dell’appalto, le operatrici sono state retribuite per € 6,80345 lorde orarie, mentre la Zoe ha incamerato, in base alle ore di servizio effettivamente svolte, circa € 12,35 I.V.A. compresa, oltre gli incassi dei biglietti di accesso alle strutture museali.

Ai costi dell’appalto si devono aggiungere quelli vivi, in particolare l’affitto dei locali dell’Ufficio Turistico, le utenze ecc., per circa € 9.000,00 annui

L’Assessorato Turismo e Cultura ed i relativi Servizi hanno ritenuto opportuno anzitutto dividere nuovamente la gestione dell’Ufficio Turistico da quella dei Musei, ma al contempo, prevedere una intercambiabilità degli appaltatori, in primo luogo trasferendo la sede dell’Ufficio Turistico al Museo di Manciano. Questo comporta anzitutto la cancellazione del canone di locazione sinora corrisposto e la riduzione delle altre spese vive, per un totale stimato di circa il 90%.

Lo spostamento di sede dell’Ufficio consente di far aprire sia esso che il Museo allo stesso soggetto, sia esso il gestore del primo o del secondo, il quale garantisce così l’apertura di entrambi i servizi, senza tuttavia commistione tra di essi, grazie ad una precisa suddivisione delle attività facenti capo a ciascuno.

È stato inoltre ritenuto opportuno prevedere un affidamento di un solo anno, per comprendere pienamente le dinamiche dei servizi anche in base alle necessità dell’attuale Amministrazione, evidenziatesi già nel 2010 specie dal punto di vista della comunicazione e promozione turistica via web, ed è stato quindi redatto un calendario dei giorni e delle ore di apertura per ciascun servizio, diversificato nei vari periodi dell’anno ma tale da garantire comunque un’apertura congrua dal punto di vista sia dei giorni nel mese, sia delle ore nella giornata.

Situazione 2009

Costo Affidamento

– 41.760,00 €

Entrate da Ingressi Musei

Rimanevano alla Coop. Zoe

Direzione Scientifica Musei

– 5.000,00 €

Affitto ed Utenze Ufficio Turistico

– 9.000,00 €

Totale

– 55.760,00 €

Situazione 2011

Costo Affidamento (escluso ore cinema e visite)*

– 29.013,00 €

Entrate da Ingressi Musei

+ 10.000,00 € (stima sui dati attuali)

Direzione Scientifica Musei

Onoraria e Gratuita (Prof. Negroni)

Entrate Vendita Servizi Turistici e Book Shop

+ 2.000,00 € (stima per difetto)

Totale

– 17.013,00 €

* Sono state escluse dal costo di affidamento le ore destinate al cinema ed all’organizzazione di visite guidate in quanto sono servizi aggiuntivi offerti nel 2011 e non previsti negli anni precedenti. I proventi dalla vendita di ingressi ai musei (nel 2009 i proventi rimanevano alla cooperativa che gestiva il servizio) e di servizi turistici, sono stati approssimati per difetto.

Il corrispettivo orario pagato alle quattro dipendenti che svolgono attualmente il servizio è stato portato da 6.8€ orari a 7.5€, offrendo loro una paga equa considerando che molte di queste ore vengono svolte in orario serale e durante i festivi.

La proiezione dei costi in base a quanto sopra detto ha dato un risparmio di oltre 38.000,00 € (risparmio del 70%) rispetto agli anni precedenti.

E’ stato inoltre aggiunto un monte di 500 ore (tariffate a parte), da utilizzare per servizi complementari come ad esempio l’apertura del cinema, ciò consente maggiore flessibilità nella gestione di quel servizio, andando a gravare meno possibile sull’ufficio commercio.

Spiegazione del Servizio Ufficio Turistico e Museo

Si è cercato di identificare l’attività dell’ufficio turistico, andandone ad analizzare le funzionalità.

In particolare un ufficio turistico svolge due tipologie di attività :

  • front office
  • back office

L’attività di front office consiste nel fornire informazioni e vendere servizi turistici all’utenza, mentre quella di back office consiste nell’aggiornare i siti web istituzionali, effettuare attività di social marketing e gestire e coordinare le comunicazioni interne ed esterne nei confronti di strutture ricettive ed enti.

In particolare le attività di back office, soprattutto quando effettuate nei periodi in cui è meno necessaria l’attività dello sportello informativo, diventano fondamentali per coordinare il lavoro e la comunicazione delle associazioni e per effettuare quelle attività di reperimento contatti sul web, necessari a mettere in atto quel piano promozionale innovativo ed a costo zero basato sulle tecnologie 2.0.

Per citare un esempio concreto, una attività classica di back office consiste nel contattare blog online e siti sul settore viaggi chiedendo di pubblicare materiale gratuito sul nostro comune. Dal lavoro effettuato negli ultimi mesi, si iniziano a vedere i frutti, come ad esempio l’articolo gratuito pubblicato sulla home del sito di repubblica.it di cui vi fornisco lo screenshot:

L’attività di gestione del museo, negli anni precedenti si è limitata esclusivamente a svolgere il servizio di biglietteria.

Partendo da queste considerazioni in un’ottica di ottimizzazione si è deciso di inglobare in un’unica unità funzionale museo ed ufficio turistico, ampliandone i servizi offerti.

Si è arrivati quindi alla costituzione di due uffici turistici/musei che oltre a portare avanti le attività sopra indicate, diventano veri e propri centri servizi in grado di svolgere attività di bookshop, centro prenotazione di servizi turistici, ed azione informativa verso le strutture ricettive attraverso il nuovo crm comunale.

E’ infatti indispensabile stimolare le strutture affinchè si sviluppi un modello di ufficio turistico diffuso nel territorio.

Sviluppo successivo di tale approccio, sarà l’installazione di totem informativi nelle varie frazioni. (progetto futuro)

Inoltre si è cercato di sfruttare in senso positivo tale spostamento per valorizzare ulteriormente il museo di Manciano ed incentivare il flusso turistico a percorrere il percorso: piazza della pace, via marsala, via roma, museo. Per farlo sono stati predisposti segnali informativi ed è stato stampato e distribuito un pieghevole con la mappa ed il percorso denominato “le meraviglie di Manciano”, il tutto abbinato ad un concorso fotografico su facebook.

A rafforzare questo concetto è stato installato un punto free wi-fi al museo di Manciano, offrendo gratuitamente la chiave di accesso a tutti quei turisti che visitano il museo.

Schema struttura vecchia gestione:

Schema struttura nuova gestione:

A tal fine si è cercato di ottimizzare il servizio uniformando le varie competenze, creando quindi due poli museo/ufficio turistico uno a Manciano ed uno a Saturnia.

E’ stata inoltre prevista un’ attività specifica di coordinamento scientifico e tecnico, sia per la parte che riguarda il museo, che per quella che riguarda l’ufficio turistico. Dividendo l’affidamento a due soggetti, si ha la possibilità di avere professionisti che fanno di questa attività il loro core business.

Ciò ci consente di affermare che è stato aperto un ufficio turistico a Saturnia.

Calendario di Apertura

 

Mesi

Uff. Turistico/Museo Manciano

Uff. Turistico/Museo Saturnia

Gennaio

fine settimana (sab-dom) e 4 giorni delle feste (6 ore giornaliere)

fine settimana (sab-dom) e 4 giorni delle feste (6 ore giornaliere)

Febbraio

fine settimana (sab-dom) e San Valentino (6 ore giornaliere)

fine settimana (sab-dom) (6 ore giornaliere)

Marzo

fine settimana (6 ore giornaliere)

fine settimana (sab-dom) (6 ore giornaliere)

Aprile

fine settimana lungo (ven-dom) esclusa pasqua e tutti i giorni dal 25 al 30 (6 ore giornaliere)

fine settimana (sab-dom) esclusa pasqua e tutti i giorni dal 25 al 30 (6 ore giornaliere)

Maggio

fine settimana lungo (ven-dom) (6 ore giornaliere)

fine settimana (sab-dom) (6 ore giornaliere)

Giugno

tutti i giorni (6 ore giornaliere)

fine settimana lungo (ven-dom) (6 ore giornaliere)

Luglio

tutti i giorni (8 ore giornaliere)

fine settimana lungo (ven-dom) (6 ore giornaliere)

Agosto

tutti i giorni (8 ore giornaliere)

fine settimana lungo (ven-dom) (6 ore giornaliere)

Settembre

tutti i giorni fino all’11 poi fine settimana lungo (ven-dom) (6 ore giornaliere) fine settimana lungo (ven-dom) fino all’11 poi fine settimana (sab-dom) (6 ore giornaliere)

Ottobre

fine settimana (6 ore giornaliere)

fine settimana (6 ore giornaliere)

Novembre

fine settimana e ponti (6 ore giornaliere)

fine settimana e ponti (6 ore giornaliere)

Dicembre

fine settimana e 5 giorni feste natalizie (6 ore giornaliere)

fine settimana e 5 giorni feste natalizie (6 ore giornaliere)

Rispetto alla precedente gestione sono aumentati i giorni di apertura riuscendo ad ottimizzare sulll’orario invernale passato da 8 a 6 ore.

Infatti, il calendario ipotizzato prevede per l’Ufficio Turistico Museo di Manciano 174 giorni di apertura nell’arco dell’anno, e per l’Ufficio Turistico Museo di Saturnia di 135 giorni. A questi sono state aggiunte altre 500 ore complessive per servizi di affiancamento al personale comunale che opera al cinema, cosi come già accade adesso, sia per lo svolgimento di visite guidate nel territorio comunale. È stato infine previsto un importo aggiuntivo per attività di coordinamento che, per l’Ufficio Turistico, potranno costituire il margine di utile in favore dell’affidatario, e per il Museo l’attività didattica e scientifica, avendo voluto ridurre quanto più possibile il costo orario a carico del Comune, da € 12,35 ad € 10,80 orari.

Considerazioni

A livello politico ciò ci consente di dire questo :

  • Risparmio di circa 38.000,00 € : quasi il 70% rispetto alla precedente gestione, questo consente di finanziare tutte le attività dell’assessorato al turismo con tale ottimizzazione del servizio, senza incidere sul bilancio comunale, nel 2011 gravato in modo pesante dalla chiusura della discarica che ha comportato un aumento del 22,5% della Tarsu per i tutti i cittadini
  • Creazione di nuovi funzioni quali book shop, visite guidate, servizi turistici (escursioni, degustazioni etc.)
  • Creazione di nuove opportunità di lavoro per i soggetti esterni che svolgono tali servizi
  • Potenziamento di attività informative nei confronti di associazioni e strutture ricettive
  • Mantenimento delle quattro dipendenti precedentemente assunte
  • Aumento delle giornate di apertura di musei ed ufficio turistico
  • Maggiore flessibilità di gestione del cinema grazie allo 500 ore effettuabili dalle 4 dipendenti (adesso al cinema abbiamo 6 persone intercambiabili)
  • Incremento della paga oraria delle dipendenti da 6.8€ all’ora a 7.5€
  • Riduzione del costo orario per il comune da 12.3€ a 10.8€ (notevole risparmio su servizi extra)
  • Apertura di un nuovo ufficio turistico a Saturnia (molto importante a livello politico)
  • Dotazione di due punti ad accesso wi-fi a Manciano e Saturnia
Stato di Attuazione del Progetto
L’affidamento è diventato operativo a Maggio 2011, i mesi di Maggio e Giugno le attività dell’ufficio turistico si sono concentrare per coordinare e supportare la realizzazione di Vivamus, mentre in quelli di Luglio ed Agosto l’attività prevalente è stata di front office in quanto in tale periodo il flusso turistico assorbe la maggior parte del lavoro degli operatori. Tutte le attività di backoffice e promozionali erano in programma dalla seconda metà di Settembre, essendo stato revocato dall’incarico il 12 di tale mese, tali attività erano coordinate dall’ex-sindaco Mecarozzi, quindi non sono più a conoscenza dell’effettivo stato di attuazione.